先送り症候群を止める４つの質問と１つの管理手法とは？

２０１９年１０月３０日　VOL.７９

多様化人財対応の専門家　谷口彰です。

日本でもインドでも「先送り症候群」は存在しています。

会議で決めても、期日直前に進捗を確認すると、全く手つかずのケースがあります。



今日のテーマは「先送り症候群」撲滅大作戦です。

 

先送り症候群の理由

先送り症候群は４つの理由のいずれかしかない、部下にと断言しています。
(私は資料作成での先送りケースを説明します）



期日に資料を見せてください、と聞くと、様々な理由で資料が完成していない「言い訳」を聞くことになります。



もちろんすべての依頼が時間通りに来るわけではありませんが、気遣いのある部下は、２日ほど前に期日を送れる理由を説明してくれるので、事前対応ができるので、私としては「先送り」とはしていません。



明らかに「先送り」と感じた時は、下記の４つの質問を投げかけます。

 

１、何をすべきか理解をしているが、時間が無いのか？

　　
　　　　・あなたは何を作成すべきか？　は理解しているのですね！


　　　　・しかし、時間がないので資料作成することが出来なかった。

 

　　　　・つまり、あなたは時間管理が出来ない人、と理解してよいか？

　　　　　

２、何をすべきかをまだ理解していない

　　　　・あなたは何を作成すべきか？　理解していますか？

 

　　　　・もし理解しているのであれば、今ここで資料の骨子を教えてください。
　　　　　（ほぼここで言い訳をしてなかなか見せてくれません）

 

　　　　　・つまり、あなたは前回会議内容・指示内容すら理解できていない人、
　　　　　と理解してよいか？

３、何をすべきか理解しているが、やることが多すぎて困っている

 

　　　　　・あなたは何を作成すべきか？　は理解している。

　　　

　　　　　・時間はあるが、次々とやらなくていはいけない業務が発生し、
　　　　　結局資料は作成できていない

　 　　　　・つまり、あなたは優先順位すらつけることが出来ない人、と理解してよい　　

４、あなたは責任感があり、完璧主義者なので今ある資料のレベルでは提出できない

　　　　

　　　　・（これは稀なケースですが）あなたは既に８０％以上の資料は作成している。
　　　　　　しかし、まだ内容に納得できないので資料提出を躊躇している、と理解してよいか？


　　　　・もしあなたが非インド系会社（日系、欧米系）で勤務を続けたいのであれば、
　　　　　資料の内容と同じくらい、日程厳守は大切なものであることを理解したほうがよい。


　　　　・アドバイスとして、資料作成中であれば、自分が８０%の完成度と思った時点で、
　　　　　上司に内容を見せるべき。ほとんどの場合、その完成度で仕事は回るはずだから。

部下はそれなりに努力をしているので、私の「つまり・・の人、と理解してよいか？」に驚いて、そんなことはありません。私はやるべきことは理解しており、２日もらえればすべての資料は作成し、行動に移ります！　と断言します。

が、今まで出来ていないことが、あとたった２日で完成できるとは到底思えませんね。

そのような場合は、下記のやり方で資料作成の手順を教えます。

最初に資料の骨子を決める

いかなる理由であれ、部下に仕事の権限移譲をした以上、その仕事を見守るのが上司のしごと、であるならば、部下の自主性を重んじながらの対応が必用です。

資料作成基本フォーマットを決めて、そこに穴埋めをしていく。それを定期的にコメントするようにしています。

１、資料作成依頼の会議が終わったら、２日後に担当者を読んで、担当者が考えた資料の大きな流れを確認します。

３、そして資料の流れに沿って、パワーポイントの一番上部にある、「そのページのタイトル」を書きます。つまり、このページでは何を言いたいのか？　論点を明確にすることが目的です。

２、そして　パワーポイントの白紙を（PC上で）用意します。

４、すべてのページをタイトルのみで作成します。

５、完成したタイトルだけのページをパワーポイントのスライドショーにて、全体のストーリー性に矛盾がないか？をチェックする

６、そのストーリー性に問題がなければ、資料は６０％は完成です。あとはその各ページのタイトルに合わせる資料はなにか？のイメージを合わせて終わります。

７、数日後に作成途中の資料を見せてもらい、再度ストーリに違和感がないか？　確認します。
　　（具体的は資料が付くと、ストーリーを組みなおす必要性ができ来る場合があるので）

このパワーポイント作成の管理ポイントですが、

１、会議で指示した内容を部下は理解しているのだろう？

　もし相違点があれば、即軌道修正をします。

２、ストーリー性は評価者に理解しやすい構成となっているのか？

この２つさえキチンと抑えれば、締め切り直前での手直しは最小限で済ますことが出来ますし、資料作成に無駄がなくなります。

 

私は部下に、先送りはあり得ない。決まったことはやり切る文化が必須と説明し、もし先送りが判明した時点で、４つの質問をつかい、部下が答えに困る状況を敢えて作り、日程短縮に気合を入れてもらう必要もあります。

先送り症候群はいつでもどこでも存在します。リーダー・経営者の方は、それに対して毅然として対応すべきですが、怒っても怒鳴っても部下は委縮するだけです。



ですから、私は冷静を装い、「私はあなたを○○と理解するがそれでよいか？」と少々恫喝気味に言い切ると、そこで本人は先送り症候群の危険度を初めて理解するようになります。



日程を守り、ストレスの少ない日々となることを願っています。

今日も最後まで読んで頂きありがとうございます。

良い一日でありますように！

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