会議を仕切れる３つの質問とは？

こんにちは！　部下とのお悩み解決専門家、谷口彰です。

最近同業他社に転職をされた管理職のNさんから相談をいただきました。

Nさんは「前職は業務をほぼ把握していました。同業他社への転職でしたので一般的な業務知識はありますが、業務の細かい点や専門用語の違いから業務内容が十分理解できていないです。

でも評価会などによばれ、コメントをしなければならず、どうにかしなくては、と思いつつ、どうにもならない現状に困っています」とおっしゃってました。

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よく業務がわからないんだよね～　どうにかならないかな・・

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今日のテーマは「会議を仕切る方法」です。

分かっているようで分かっていない大前提

上司は詳細を理解していない

まずNさんにお話したことは、「”上司は詳細を理解していない”ということは普通であること。

特に珍しくなく恥ずかしい事でもないという事実を分かってください」とお伝えしました。

Nさんは以前の会社では業務を十分に理解しておられたとの事ですが、本当の詳細の詳細は日々現場で変化しています。

さらに管理職は所詮現場に日々居るわけでもなく、業務の完全把握は困難ですね。

ですから「上司は詳細を理解していない」と思うことが大切で、その「割り切り」が逆に会議を仕切る大前提となります。

実務スタッフはすべてを知っている

現場の実務スタッフはよく知っていますね。本当に彼らの現場知識は深く、こちらがちょっと付け焼き刃で勉強しても、全て勝てることはありません。

上司は業務フローを大筋で理解していれば、全く問題ありません。詳細は現場に聞けばよいのですから。

上司の役割は、詳細のオペレーションを回すことではありません。オペレーションの方向性を明確に示し、それに関わる他部門との調整すべき項目、を片付けることが大切なのです。

会議ですべき質問３選

それは会社の大方針に沿っているか？

では、評価会でのコメントなどは、何をどう話せばよいのでしょうか？

どうしても重箱の隅をつついて、細かい点のコメントをしたくなりますが、そこはぐっと我慢して・・

「この施策が実現すると、会社の大方針の何が達成されるの？」

会社には色々な施策がありますが、会社の方針を意識している施策は案外少ないものです。

施策が実現したら、会社の方針のどれが達成され、業界・世の中にどのようなインパクトを与えられるのですか？

もし、会社の方針に関連のない施策であれば、敢えてあなたがコメントする必要は少ないと思います。

ロジックは強いか？

会社の大方針に沿っているのであれば、それは重要なテーマとなりますね。

さらに、それが施策実行されるには、多くの関係者の協力が必要になります。

その協力を依頼する際、浪花節的に「どうかお願いします・・」ではなかなか協力はもらえません。

理路整然と説明できる内容であることは大前提であり、それ無しでは部門展開は難しくなりますね。

上司を納得させられるか？

この問いを投げた際、多くの方から「あたなは上司しか見ていない」と批判的は声をもらったことが数多くありました。

しかし、会社組織にいるのであれば、上司の承認は大きなハードルです。ですから、今議論されている内容を、どう上司の関心項目と合致さ、承認をもらうプロセスを作るか？　は大切な内容です。

上司自身のテーマとどのように合致させることができるか？

上司の関心項目にどう合わせて、最終的に承認してもらうか？

これはまさに管理職の仕事であり、その重要な役割に多くの力を注ぐべきです。

これに失敗すると、部下のせっかくの努力が実ることがなくなります。

最後に

最初にお伝えしたことは、上司は詳細を把握していないという事でしたが、最後は上司（最終決定者）を説得するネタを持っているか？　が重要とお伝えしました。

業務は部下に任せ、上司対応は「管理職」皆さんの仕事です。その役割責任を明確にすれば、細かな業務の詳細を知らなくても、部下の提案案件を次々承認をもらうことで、部下の努力は報われて、同時に皆さん管理職の部署評価は高まります。

これこそ管理職の正しい役割責任だと思います。

是非、管理職は何をするのか？　部下は何をするのか？　の役割分担を明確にして、それぞれが全力で対応することで、組織の活性化は驚くほど活発となります。