管理職・リーダーが実務をしないとなぜ組織は上手くまわるのか?

多様化人財対応の専門家 谷口彰です。


管理職の方とお会いしていると、多くの方が言われることは・・

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管理職なのに、「マネージメント」する時間がとれないです。


日々、実務に追われているんです・・・ 


どう工夫しても、部下と話す時間すら、取れないのが実情です・・

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管理職に昇格しても、実務を抱え、部下を抱え、上司からの期待を抱え、立ち往生している管理職の方が多いですね。



それを続けていると、身も心もほころびが出てきます。どうすればよいのでしょうか?



私からのアドバイスは、「今すぐに、実務を全て止めて、マネージメントに徹する、と決めることです」


とお伝えすると、大多数の方から「そんなこと分かっています。出来たらやってますよ!!」とのお答え(お叱り)をいただきます。

多忙な管理職・・

 

管理職になったら、実務をやっている暇はない


多くの管理職の方は、自身で業務成果を挙げ、評価されて管理職に昇格します。これは業界が違ってもほぼ同じです。


つまり、管理職=その部門で一番実務に精通した社員 という方程式があります。



実務で実績があり、さらに管理職となれば、さらに上を目指して、頑張るのは当たりまえ!



自ら実務でさらに実績を積んで、担当部門をマネージして行くぞ!と熱い情熱で日々を過ごしていきますが、気が付くと、自分が疲弊し、部下は元気なく、しらけた組織になっている・・という現場がおおいのではないでしょうか。

実務・実務で超多忙な自分に酔いしれる



これは私のことです。管理職となり、よし!やるぞ。と気合が入っていました。また、担当部門は私の得意分野だったので、自分で成果を挙げて、部下のサポートして、マネージメントして、私は「スーパー管理職になる!」と意気込んでました。



最初はまずまずの滑り出し手、自分の仕事は順調に進み、成果も出てきました。



日々終電で帰る日々でしたが、その帰り道で気持ちが高揚し「ああ、これがスーパー管理職だ!」と超多忙な日々に酔いしれていました。



が、その後もず~っと忙しい日々が続き、部下への気配り・目配りはほとんど出来ておらず、次第にマネージメントって何かやっているかな?という疑問を持つ日々でした。



もちろんですが 、さらに管理職としての報告、会議などがあり、週末も会社の机に向かい、最後は全くスーパー管理職ではなく、疲れ果てた一社員となっていました・・



何か違うな・・これじゃ体が壊れるな・・と余りの超多忙に疑問を持ち、学生時代の先輩で、某家電企業で管理職をされているTさんに相談しました。


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T先輩、私も管理職に成れました。でも最近疲れ果てて、なにか管理職っぽくないんです・・


管理職おめでそう! 忙しくていいじゃないの。なにかのプロジェクトを担当しているの?


いいえ、実務に追われて・・主任の時よりも実務に追われています・・


えっ! 谷口、お前まだ実務やっているの? 管理職になったら実務をする暇はないんだよ!


えっ! T先輩、そんなこと、今初めて聞きました!?

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こんな会話があったことを今でも強烈に覚えています。

全く実務を経験していない部署の管理職となった、と思えばよい



T先輩のアドバイスはシンプルでした。



今までと同じ部署の管理職となると、どうしても部下の成果が気になり、口をだしたり、手をだしたりして、自分としては「付加価値を付けた」つもしかもしれないけど、それは必要以上のことをやっている、と思ったほうがよい。


全く実務を経験していない部門の管理職となった、と仮定すれば、谷口は何ができるか? 



そうマネージメントに集中するしかないだろ!



ではマネージメントとは具体的には何をすればよいのでしょうか?

実務をせずに、部下が実務で思いっきり働いてもらえる環境を作る

 

部門の存在意義を明確にする



部門において求められる成果を明確にして、それを目標・目的として部下に周知徹底する(ほど毎日語りつづける)



これは1回だけではだめですね。部下に耳にタコができるほど語り、伝えつづけないと、みな忘れて実務の細部に入り込みます。



まずは「この部署は何をする部署で、そのためには何をすべきか」を自分が理解、部下にも同様な理解を求める必要があります。



まずは、部署としてどの方向を向いて仕事をするのか? なにが重要課題か? を明確にすることで、チーム方向性が定まり、管理職と部下がまず何をすべきか? の共有化ができます。

部下の困り後をを解消し、実務推進をサポートする



実際の実務を遂行するのは、もちろん部下です。その部下は経験年数、その業務への理解度、関連部署との関係性など、一人一人の仕事をする環境が違います。



その部下の業務環境を明確にして、その不足部分を補強するのがマネージメントです。



ただ、よくある例が、上司に時間の余裕があるので、つい部下の仕事そのものを手伝う場合がありますが、それは趣旨と反します。


部下の業務環境を整えることなので、実際に部下がなにでこまっているのか?のヒアリングが必用です。



ちょっとした時間でよいので、なにか困っていることある? なにかサポート必用? と何度か聞いてみることです。一般的に、上司になにかをお願いすることは、勇気がいることです。



ですから、最初からすぐ要望がでることはすくないですが、なんどか質問をしたり、面談を切り返すことで、真の困りことが分かってくるので、ある程度の時間はかかります。



しかし、そこで要望が出てきて、初めて管理職が管理職としての仕事を開始できるわけです!


実務をせずに、組織の仕事の「品質管理」をマネージする

 

一人前の部下を早く育てる



仕事の「品質管理」の意味は、精度の高いアウトプットを出すことですが、そのためには、そのアウトプットを出せる「品質の高い部下を育てる」ことが重要です。



そのための、あなたのノウハウを伝授するが大切です。ただ、よくありがちな例が「ここは難しいから、私がやってあげよう」と部下の仕事を横取りすることです。



あくまでの管理職は実務をせずに、部下のサポート、指導が重要なので、必ず部下にやってもらう、ということを忘れずにいてください。



管理職は、実務はもちろん、分析方法、資料の表現方法、とくに評価会などでのまとめ方などは場数を踏んでおり、ポイントは抑えているので、そのような点を重点的に指導すると、部下の品質はグッと挙がってきます。

部門間調整を行い、部下の活動領域を広げる



領域の広い業務では、他部門と一緒に業務をする場合がありますが、関連部門との役割調整などはとても重要です。



とくに古株で声の大きな社員は、自分本位で仕事を回す傾向が強いので、部下が自分のやるべきことをきちんとできる、環境を作り、また、そのサポートで部下は業務範囲を広げることができるようになります。

実務をせずに、将来を考える



管理職となり、一番驚いたことは、社内の情報がいち早く入手できることです。



中期経営方針など、企画段階から情報入手が可能です。その情報を使って、自部門の戦略を早めに作製・整合したり、将来の「戦略」を作ることが大切な仕事となります。



ですから、実務は現場に任せて、管理職は次の仕事のネタ集めが重要です。



社内情報の活用はもちろんですが、

・業界セミナーに参加する

・業界の展示会で、他社製品の情報収集をおこなう

・異業種交流会に参加して、異業種の管理手法、マネージメント方針について学ぶ

・時短、ハラスメント、SDGsなどの知っておくべき情報の本質を理解する



などなど、将来を見据えた情報収集すべき項目は沢山あります。これが、実務を持たない管理職だからこそ時間の調整が出来て、外部からの情報収集が可能となります。



私の友人は、商社マンですが、あまり仕事をしているように見えませんでしたが、よくよく聞いてみると、仕事の半分以上の時間は誰かに会ったり、何かを見たりして、情報収集の時間にしていました。


そしてその情報がいくつか集まると、それを組み合わせると何ができるか? といつも考え、今後の商売・施策のネタにした、と聞きました。


やはり、しっかりと管理職の仕事をしていました。

 

部下が実務で忙しい時に、あなたが一人で時間を持て余して暇な時に、実務を手伝うか、とお考えの方が多いですが、実は逆です。


部下が忙しいのは、業務が短時間で終わらないからです。つまり効率の悪い仕事をしている。又は、時間当たりの利益が少ない仕事をしている場合が多いです。



業務経験が豊富な管理職のあなたであれば、とてもよいアドバイスできると思います。是非部下の仕事をヒアリングして、なにをどうすれば、業務はもっと効率化などができるようになるのか? などなどのサポートが今必用とされています。



ですから、管理職はやはり、実務をやらずに、マネージメントに徹し、いわば部下をサポートする友軍としていつでも出動できるように準備しておく必要があります。



実務は部下が行う、と決めて、そのサポートをする。だから、「私は今マネージメントに集中しています」という決心が必用ですね。


今日も最後まで読んで頂きありがとうございます。


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