適切な時間管理が出来る人、できない人、違いは何？

２０１９年７月１８日　Vol ０４２

リーダー・経営者の方は多忙です。戦略会議・取引先との商談・日々の案件対応、本当に忙しい日々ですね。

さらに、重要な人財育成・部下との面談など、いつ時間があるんだ！　という声をよく聞きます。　

でも１日２４時間しかありませんが、きちんと人財育成が出来ている人、出来ていない人がいます。その違いは何で、どう対応すればよいのでしょうか？

今日のテーマは「時間管理」です。

多様化する人材対応の専門家　谷口彰です。

セミナーや個々のご相談で、人財育成のお話をする機会が多いですが、そこでの話題は
・人財育成の重要性は理解しているが、そもそもそれを対応する時間がない
・こちらも時間がないが、部下も時間がない。双方時間がなく対応できない

本当にサラリーマンは多忙ですね。特にリーダーの方々がプレイイングマネジャーを兼務されているので、管理と業務を両輪で回さなくてはなりません。

私が新入社員のころ、課長があこがれでした。遅く来て、新聞読んで、お茶飲んで、会議に少し出て、早く帰る。昭和５８年頃は、課長職は大変偉く、新入社員からすると憧れでした。でも今課長職は朝から晩まで仕事で疲れています・・

そもそも時間管理とは何か？

ネットで「時間管理」を検索するといろいろなアイデアを提供してくれます。
・時間・タスク・リソースを管理すれば時間は作れる・・
・まずはタスクの洗い出しが出来ていないから、それを対応すべき
・ツールを知らない。アプリや手帳を活用すれば時間管理はできる
・そもそも自己管理が出来てない。机の整理整頓をきちんとすれば・・

などなど、たくさん情報はあります。

実は私も過去１５年ほど、業務多忙となり残業時間が増えて、週末も自宅に資料を持ち帰り対応していました（昔は管理が甘く、自宅でＰＣ使って仕事ができました・・）

でもさすがに体がきつくなり、真剣に時間管理を考えました。

そこで会得したことは非常にシンプルで
「対応すべき重要事項に優先的に時間を割く」
ということです。　どこにも書いてある当たり前のことです。

それには次の２点が重要となります。

 

本当に重要な事項を優先的に対応しているか？

これは一般的に言われている優先順位決めです。
私は「７つ習慣」で有名な　緊急性・重要性のマトリックスを使用しています。

最初のマトリックスは、緊急ありなし・重要度ありなしの４つの箱の説明です。

私は日々付箋を使ってマトリックスを活用しています。
紙ファイルに線を引き、そこに毎朝付箋を貼ったり・剥がしたりして活用しています。

まずは、これで今日・今週（今月）の優先順位を明確にします

この優先順位さえ決まれば、あとは実行のみ！　ですが、私はその後もダラダラをしており、なかなか重要度の高い項目が推進できませんでした。

 

本当に重要な事項に時間を費やしているか？

皆さんは、日々の時間をどう活用しているか？　という現状を知っていますか？

朝からメール対応、定例・緊急会議があり・お客様との商談等々で日々時間に追われていますが、その時間を何にどれだけ？　という実態はわかっているでしょうか？

また、１日を（又は一週間）の時間をどの割合で使用しようと考えていますか？

ここあたりから、リーダー・経営者の方は　？？？　という印象ではないでしょうか？

①　１日（１週間）の時間をどう使用すべきか？

私の例ですが、
日々の業務（メール、会議、商談等）　50％
人財関連（面談、評定、お茶の飲みながらの雑談含）25％
戦略思考（たまにぼっ～としてませんか？とイジラレますが）25％

ざっとこのイメージです。皆さんはそれぞれ違いはあるでしょうが、指標はお持ちだと思います（持っていない方は是非「今」作成してください）

と同時に、実態はどうでしょうか？　
私は半年に一度（期が始まりすこし落ち着いたころ：４月下旬・９月下旬）に数日間の時間ログを取ります。

メールに何分、会議に何分、瞑想（戦略思考）に何分・・などをざっくりと１週間とります。
毎回ですが、驚くべき結果がでます！

業務の80％程度が日々の業務に割かれています。本来50％に抑えるべきで、それわ理解していますが、実態は異なりました。
残り10％が人財関連、10％が戦略関連でした・・・

業務も自分の時間使用状況も生データを見ると、真実がわかります。

人財育成は大事と言っている私自身が、実態は10％のみの時間しか割いていませんでした。　という振り返りを半年毎に行っています

 

②ではどう重要項目に時間を割くか？

私の例ですが、シンプルです。
管理している　Google のカレンダーに、
９時から１時間、そして１３時から１時間を人財育成の時間として、予め予定を書き込みます

そして金曜日の午後と土曜日終日（土曜日稼働日なので）を戦略思考の
時間とし、ここにもカレンダーに「戦略」と書き込んでいます。

カレンダーに書き込んだから100％実行できるか？　と問われると正直できていません。
しかし、毎日カレンダーを見て、人財育成、戦略と書かれていれば、その２つに対する「やるぞ」という意識が高まりますので、隙間時間が出来た際は、人財と戦略に時間を費やすようにしています。

適切な時間管理をするために！

まとめですが

①　業務で何が重要で、何に何時間（何％）費やすべきか？　を明確に決める
②　それに基づき日々の業務を　緊急・重要　で分解し優先順位を決める
③　重要項目は、使用しているカレンダーに書き込んで、それに従う
④　定期的に自分が何に何時間使用しているか？　の時間分析を行い
　　予定＝実際　の予実分析を行い、今後の時間管理に活用する

となります。

リーダー・経営者の皆さん、本当に日々忙しいですが、ちょっとした意識をどこに向けるか？　で重要度の高い案件に時間が費やすことが出来ます。
なぜ？　私が出来たからです！

ぜひ、重要案件に人財開発を入れていただき、組織の活性化のために時間を有効に使ってください。

今日も最後まで読んでいただきありがとうございます。
良い一日をお過ごしください。