忙しいリーダーがきちんとコミュニケーションが出来ているのは何故？

２０１９年８月１４日　Vol.０５６

ブログでは人財が多様化しているので、個々とじっくりとコミュニケーションをとらないといけませんね！　と書いています。

多忙なリーダー・経営者の方は「時間がない・余裕がない」と言われてなかなかコミュニケーションする時間が取れないとのお話を聞きます。

お客様のTさんは、忙しいリーダーでありながら、きちんと部下とのコミュニケーションする時間をとられています。

その秘訣は？

今日のテーマは「忙しいリーダーが部下とのコミュニケーションをとる秘訣」です。

食品会社にお勤めのTさんは２年前に管理職に昇格されましたが、その直後から私のお客様として管理職とは何をするのか？　についてコーチングをしていました。（今回はTさんに了解を得て、ブログ記事にしています）

当初は管理職ってなんだろう・・から始まり、Tさんは「部下のモチベーションを上げる」「部下に高い成果を上げてもらいたい」そのために自分は何ができるだろうか？　との問いを持たれていました。

部下の不安を取り除き、安心して仕事をできる環境を作る

【部下の不安を取り除き、安心して仕事をできる環境を作る】

これが当時のTさんがご自身で決めた言葉です。

部下に仕事をしてもらう大前提としては、仕事内容が明確、関係者からの協力を得られる、仕事をする環境（時間・場所）などが揃っているから、部下は安心して仕事ができる。

だから私の仕事は「その環境作りだ」と言われておられました。

その後は部下の方とじっくりとコミュニケーションをとる！　と宣言されたTさんでしたが、管理職の仕事は想像以上に忙しく、なかなか部下とのコミュニケーションの時間が取れない時間が続きました

なにか良い方法はないだろうか？　とTさんのアイデア出しのお手伝いをしましたが、忙しいTさんが当時決めたやることは２つでした

何か困ったことない？

１つ目は、最初はじっくりと時間をとって相手のことをじっくりと聞く会議室で、椅子に座ったコミュニケーションをする

２つ目は、敢えてコミュニケーションの時間（１５分とか３０分）を意識せずに、ちょっと部下の机に行った際、廊下ですれ違った際に『何か困ったことない？』を聞くようにする。

との事です。特に２つ目は、こちらがいつでも聞きますよ！　という姿勢をとり続ければ、部下はその場で、もしくは後で相談に来やすいだろう、との配慮です。

Tさんが新入社員の時に、横に座っていた主任さんが、いつもTさんに向かって「困ったことあったら聞いてね～」と言われていました。

そして質問すると、いつも本気でサポートしてくれたので、それと同じ環境をつくりいた、と言われていました。

そして現在のTさんはさらにバージョンアップされています。

自分は若いころに○○の失敗したけど、大丈夫？

相変わらず日々忙しいらしく、まとまった時間はなかなか作れないようですが、基本的にはほぼ立ち話で、何か困ったことない？ の問いを口癖にしていました。

それにに加えて最近は、『実は昔同様の仕事をして、○○の失敗をした経験があるんだけど、その点は大丈夫』とさらに一言をつけくわえている、との事。

部下は一生懸命仕事をしているが、どうしても視野が狭くなるので、俯瞰的に状況が見れない。だから失敗・トラブルが未然に防げない。

そこで自分が若かりし頃に俯瞰的な視野を持てずに失敗したことを、過去トラブル例として理解してもらう事で、さらに安心して仕事をしてもらう環境作りをしている、との事。

私は忙しくて時間がないですから

 

前述のTさんは、ご自身の時間管理をうまくマネージされていましたが、別のお客様のYさんは時間が無くて、どうしようもない・・と困惑されていました。

お話を聞くと、本当にお忙しく、その時のスケジュールを見せていただきましたが、朝から晩までびっしりと日程が埋まっています。

その時に、「Yさん、スケジュール帳で空白の時間があると不安になりませんか？」とお聞きしました。Yさんはとても困惑されていました。

実は、私もスケジュール帳に隙間時間があると、なにか落ち着かなくて、仕事を見つけて埋めてましたから・・。Yさんを見て、ちょっと昔の私をおもいだしたので・・

その後Yさんはボツボツとご自身の「癖」をお話してくれました。

管理職になって、「よし、思いっきり仕事をする！」と決めたYさんでした。ですから次々と日程を埋めていき、会議・会議・資料作り・報告会事前・・などを日々対応していました。

それは、とても充実感・高揚感があり、日程を埋める＝管理職として仕事をしている感　を感じて、つい無理してまでも、後から発生した会議等を無理やり調整して日程管理されていました。

まずは日程に「部下との面談時間」を決めて最優先対応とする

気が付くと、優先順位はありながらも、日程に合わせて行動する習慣となり、そこで部下との面談等を入れようとしても、全く隙間がなくなっていました。

私は自分が過去に対応したことをYさんにお伝えし、今後の参考にしてもらいました。

 

①　何か新しい日程を入れるのであれば、何かをやめる。フルフルの状態でさらに追加をしても、結果として体と心が疲弊してしまうので、何かにNOと言いましょう。

②　部下との面談は重要と思いつつも、日程に隙間なく対応する時間が見つからないのであれば、まず「面談の時間」を最優先事項として、毎週日程に書き込みましょう。

例えば、木曜日の0930～1100までとか・・　それを数か月先まで日程に書き込み、上書き禁止とすれば、面談の時間は確保できますよ！

Yさんはご自身で、まず②の面談時間を決め、その他の時間は今まで通りに日程を埋めていく（①の何かにNOを言うはせずに）と決めました。

その後は、日程に「部下との面談」と既に書かれているので、必ず面談する時間が取れ、ご自身としてもホッとされていました。

リーダー・経営者の方は多忙です。ですから業務に優先順をつけて日々時間を有効活用されています。

それは十分に理解しています。特にコストダウン視点から、組織の文鎮化がすすみ、一人のリーダーが多くの部門と部下を持っています。

さらにはプレイイングマネージャーとして、ご自身でも担当業務を持っています。本当に忙しい日々ですね。

でも、同じ忙しいリーダーのTさんはちょっとした工夫で、数分の隙間時間をフル活用して、部下との必要なコミュニケーションを継続されています。

是非ご参考にしてください。

 
今日も最後まで読んで頂きありがとうございます。
良い一日でありますように！